MACROS EN ACCESS

¿QUE ES UNA MACRO EN ACCESS?

Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles. Por ejemplo, si agrega un botón de comando a un formulario, asocia el evento AlHacerClick del botón a una macro y esta macro contiene los comandos que desea que se ejecuten cada vez que se haga clic en el botón.

 

¿PARA QUE SIRVE?

En Access, resulta útil considerar las macros como un lenguaje de programación simplificado que se escribe generando una lista de acciones (acción: componente básico de una macro; instrucción independiente que se puede combinar con otras acciones para automatizar tareas. A veces se denomina comando en otros lenguajes de macros) a realizar. Para generar una macro, seleccionará cada acción en una lista desplegable y luego completará la información necesaria para cada acción. Las macros permiten mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles sin escribir código en un módulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) (Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versión del lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones basadas en Microsoft Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft.). Las macros proporcionan un subconjunto de los comandos disponibles en VBA y, para la mayoría de los usuarios, es más fácil generar una macro que escribir código de VBA.

 

POR TABLA

Una tabla que proporciona información para la acción, como la cadena que se debe mostrar en un cuadro de mensaje, el control que se debe operar, etc. Algunos argumentos son necesarios y otros son opcionales. Los argumentos se pueden ver en el panel Argumentos de acción, en la parte inferior del Generador de macros.




Una función nueva del Generador de macros de Office Access 2007 es la columna Argumentos, que permite ver (pero no editar) los argumentos de una acción en la misma línea de la acción. De esta forma, es un poco más fácil leer la macro porque ya no es necesario seleccionar una acción para mostrar los argumentos. Para mostrar la columna Argumentos, haga clic en Argumentos en el grupo Mostrar/Ocultar en la ficha Diseño.

 

POR INFORME

Para iniciar un informe directamente desde un formulario de entrada de datos. Puede agregar un botón al formulario y, a continuación, crear una macro que inicie el informe. Puede tratarse de una macro independiente (un objeto independiente en la base de datos), que luego se asocie al evento AlHacerClick del botón, o la macro puede estar incrustada directamente en el propio evento AlHacerClick del botón (una característica nueva en Office Access 2007). De cualquiera de las dos maneras, cuando se haga clic en el botón, la macro se ejecutará e iniciará el informe.
Las macros se crean usando el Generador de macros, que se muestra en la siguiente ilustración.

 

POR CONSULTA

Las macros en consula se diferencian de las macros independientes en que se almacenan en las propiedades de evento de los formularios, informes o controles. No se muestran como objetos bajo Macros en el panel de exploración. Estas macros permiten administrar la base de datos más fácilmente, ya que no es necesario realizar un seguimiento de los distintos objetos de macro que contienen macros para un formulario o informe. Asimismo, las macros incrustadas se incluyen con el formulario o informe siempre que lo copie, importe o exporte.
Por ejemplo, si desea impedir que se muestre un informe cuando no contenga datos, puede incrustar una macro en la propiedad del evento Al no haber datos del informe. Puede utilizar la acción CuadroMsj para mostrar un mensaje y, a continuación, utilizar la acción CancelarEvento para cancelar el informe en lugar de mostrar una página en blanco.

1. En el panel de exploración, haga clic con botón secundario en el formulario o informe que va a incluir la macro y, a continuación, haga clic en Vista Diseño o en Vista Presentación.
2. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.
3. Haga clic en el control o sección que contiene la propiedad de evento en la que desea incrustar la macro. Puede seleccionar también el control o sección (o todo el formulario o informe) mediante la lista desplegable en Tipo de selección en la parte superior de la hoja de propiedades.
4. En la hoja de propiedades, haga clic en la ficha Eventos.
5. Haga clic en la propiedad de evento en la que desea incrustar la macro y, a continuación, haga clic en .
6. En el cuadro de diálogo Elegir generador, haga clic en Generador de macros y después en Aceptar.
7. En el Generador de macros, haga clic en la primera fila de la columna Acción.
8. En la lista desplegable Acción, haga clic en la acción que desee.
9. Especifique todos los argumentos necesarios en Argumentos de acción.
10. Si desea agregar otra acción, haga clic en la fila siguiente de la columna Acción y repita los pasos 8 y 9.
11. Una vez finalizada la macro, haga clic en Guardar y luego en Cerrar.

La macro se ejecuta cada vez que se desencadena la propiedad.

POR FORMULARIO

Aunque ahora ya se pueden incrustar macros directamente en propiedades de eventos de formularios, todavía se pueden crear macros independientes y luego asociarlas a eventos, como se hacía en las versiones anteriores de Access.

1. Después de generar la macro independiente, abra el formulario o el informe en la vista Diseño o en la vista Presentación.
2. Abra la hoja de propiedades del formulario o el informe, o de una sección o un control del formulario o el informe.
3. Elija la ficha Evento.
4. Haga clic en la propiedad de evento correspondiente al evento que desee que desencadene la macro. Por ejemplo, para iniciar la macro cuando se produzca el evento Change, haga clic en la propiedad Al cambiar.
5. En la lista desplegable, haga clic en el nombre de la macro independiente.
6. Guarde el formulario o el informe.