Consultas y Formularios (ACCESS)

CONSULTAS: Las consultas son útiles para poder trabajar sólo con los campos de una tabla que corresponden a una tarea determinada. Cuando se desea limitar aún más los datos con los que se va a trabajar, basándose en el valor de un campo, se pueden usar criterios en la consulta. Los criterios son reglas que se incluyen en el diseño de una consulta. Estas reglas especifican valores o modelos con los que los campos deben coincidir o que los campos deben contener para que la consulta los devuelva.
 También se pueden usar parámetros con un informe para que se pidan criterios cuando se ejecuta el informe. Se pueden usar formularios para que los parámetros de consulta e informe se puedan recopilar y pasar mejor de las siguientes maneras:

• Permitiendo el uso de controles específicos del tipo de datos
• Habilitando la persistencia de los valores de parámetro
• Permitiendo el uso de controles de cuadro combinado (de modo que se puede elegir un valor de una lista en vez de escribirlo)
• Permitiendo el uso de otros controles disponibles en formularios

En este artículo se explica cómo usar los parámetros en consultas e informes, y cómo usar los formularios para mejorar el uso de los parámetros.



FORMULARIOS: 
Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con sólo esos campos, les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.
Considere los formularios como ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las bases de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base de datos, además de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos. Microsoft Office Access 2007 incluye nuevas herramientas que ayudan a crear formularios con rapidez, así como nuevos tipos de formulario y nuevas características que mejoran el uso de las bases de datos.
Nota En este artículo se supone que ya ha creado una tabla (o una consulta basada en una o varias tablas) y que desea crear un formulario para ver o manipular los datos.

Tablas y Graficos dinamicos (EXCEL)

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...

Para aquellos que tengais conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad.

Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.

Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacen con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.

Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).

Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.

Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.

Tablas de Contenido (WORD)

Descripción: Es una lista ordenada de los títulos que encontramos en un documento dado y se genera para poder conocer la página donde está ubicada (nº de página... tal como un índice) el contenido tipo título del documento Ejm.
titulo1......3
titulo2....4
titulo3..5
titulo1......8
y asi sucecivamente en orden de jerarquía recurda que título es un tipo de formato que se le aplica al texto. Al igual que en versiones anteriores podemos crear tablas de contenidos de forma automática pero ahora de una forma mucho más sencilla.

Todo lo que necesitamos es acceder a los diferentes botones del grupo “Tabla de Contenidos” de la ficha Referencias que soportan todas las facilidades necesarias para crear tablas de contenidos.

Desde un documento de ejemplo hemos señalado tres párrafos como entradas de nuestra tabla de contenidos de ejemplo. El párrafo “Capitulo 1” será una entrada de primer nivel, para lo que hemos seleccionado de las opciones que muestra el botón “Agregar Texto” la opción “Nivel 1” (en rojo en la Fig. 1). Para los párrafos “Fichas” e “Imágenes” hemos seleccionado la opción “Nivel 2” del mismo botón anterior (en verde en la Fig. 1)


Fig. 1 Selección de cabeceras de párrafo para incluir como entradas en la tabla de contenidos.


Una vez seleccionadas las cabeceras a incluir en la tabla de contenidos, simplemente seleccionaremos una zona en el documento donde vayamos a insertar la tabla de contenidos y pulsaremos el botón “Tabla de Contenidos” del grupo indicado anteriormente y veremos aparecer un cuadro de dialogo que nos ofrece posibilidades adicionales para dar formato a la tabla de contenidos que se va a generar. Una vez cerrada dicha caja de diálogo veremos cómo se crea dinámicamente la tabla de contenidos ( Fig. 2) .


Podemos agregar en cualquier momento nuevas frases a incluir en la tabla de contenidos, realizando las operaciones descritas anteriormente. Después para actualizar dicha tabla de contenidos, simplemente seleccionaremos la propia tabla y haremos “Clik” en el Controlador que se muestra tras la selección, apareciendo un nuevo cuadro de diálogo donde se nos ofrece dos posibilidades para dicha actualización ( Fig. 2)


Fig. 2 Selección de la tabla de contenidos y cuadro de diálogo de actualización.